Verträge künftig mit der EUDI-Wallet digital unterzeichnen
Warum klassische Vertragsprozesse oft Zeit kosten
Viele Verträge werden heute digital erstellt, aber noch auf Papier unterschrieben. Das Dokument wird ausgedruckt, versendet, unterschrieben und anschließend wieder eingescannt. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, entstehen zusätzliche Wartezeiten.
Auch die weitere Verarbeitung kostet Zeit. Mitarbeitende müssen Dokumente prüfen, ablegen oder Daten manuell in andere Systeme übertragen. Ein vollständig digitaler Signaturprozess kann solche Medienwechsel reduzieren und den Vertragsabschluss vereinfachen.
Wie QES und EUDI-Wallet zusammenspielen
Die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, ist eine besonders sichere Form der elektronischen Unterschrift. Sie hat in der EU die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Die EUDI-Wallet kann künftig die Identität der unterzeichnenden Person mit dem Signaturprozess verbinden. Je nach technischer Lösung arbeitet sie dabei mit einer qualifizierten Vertrauensinfrastruktur zusammen. Wichtig ist: Nicht jede digitale Unterschrift ist automatisch eine QES.
Für welche Verträge eine QES sinnvoll sein kann
Eine QES kann sinnvoll sein, wenn ein Vertrag besonders sicher und eindeutig einer Person zugeordnet werden soll. Das kann beispielsweise bei Verträgen mit Kunden, bei wichtigen Personaldokumenten oder bei Vereinbarungen mit Geschäftspartnern relevant sein.
Ob eine QES tatsächlich benötigt wird, hängt vom Dokument und den rechtlichen Anforderungen ab. Unternehmen sollten deshalb für jeden Prozess prüfen, welche Form der elektronischen Signatur passend ist.
Ein möglicher Vertragsabschluss mit der EUDI-Wallet
Wie kann eine Nutzerreise aussehen?
Schritt 1: Vertrag öffnen
Anna öffnet den Vertrag im Kundenportal. Dort prüft sie den Inhalt und ihre persönlichen Angaben.
Schritt 2: Signatur auswählen
Sie wählt die Unterzeichnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Anschließend startet sie den Vorgang über die EUDI-Wallet.
Schritt 3: Vorgang prüfen
Die EUDI-Wallet zeigt Anna die wichtigsten Informationen zur Signatur. Sie kontrolliert die Angaben vor der Freigabe.
Schritt 4: QES bestätigen
Anna bestätigt den Vorgang mit dem vorgesehenen sicheren Verfahren. Je nach technischer Umsetzung wird die QES über eine qualifizierte Vertrauensinfrastruktur erstellt.
Schritt 5: Vertrag abschließen
Der signierte Vertrag wird an das Kundenportal zurückgegeben. Das Unternehmen kann ihn dort weiterverarbeiten und ablegen.
Drei Vorteile der digitalen Unterzeichnung
Papierlos unterzeichnen
In einem künftigen EUDI-Wallet-Prozess können Verträge ohne Ausdruck und Scan unterzeichnet werden. Der gesamte Ablauf kann digital bleiben.
Verträge schneller abschließen
Weniger manuelle Schritte und kürzere Wege können den Vertragsabschluss beschleunigen. Das Dokument steht anschließend direkt für die weitere Bearbeitung bereit.
Ortsunabhängig signieren
Die unterzeichnende Person kann den Vorgang unabhängig von ihrem Standort durchführen. Mit einer QES ist dabei eine rechtsgültige elektronische Unterschrift möglich.
Vertragsprozesse für die EUDI-Wallet vorbereiten
Auch wenn die QES über die deutsche EUDI-Wallet noch nicht regulär verfügbar ist, können Unternehmen ihre Vertragsprozesse bereits vorbereiten.
Geeignete Verträge auswählen
Zuerst wird geprüft, für welche Dokumente eine QES sinnvoll sein kann.
Systeme und Schnittstellen analysieren
Unternehmen sollten klären, wie Kundenportal, Vertragssoftware und künftige EUDI-Wallet-Lösungen zusammenspielen könnten.
Vertrauensinfrastruktur planen
Auch die mögliche Zusammenarbeit mit einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter sollte berücksichtigt werden.
Prozess im Pilot testen
Ein Prototyp hilft, Nutzerführung, technische Abläufe und die weitere Verarbeitung der Dokumente frühzeitig zu prüfen. Später kann der Ablauf mit passenden Sandbox-Funktionen weiter getestet werden.