Dokumente automatisieren

KI für Ihre
Dokumentenverarbeitung

Wir entwickeln individuelle KI-Lösungen, die eingehende Dokumente erkennen, relevante Informationen auslesen und nach definierten Regeln weiterverarbeiten. Die Lösung wird dabei in Ihre bestehenden Systeme und Geschäftsprozesse integriert.
  • Individuell für Ihre Dokumente und Prozesse
  • Daten automatisch auslesen und prüfen
  • Integration in bestehende Systeme
Dokumente im Alltag

Wenn Dokumente
manuell verarbeitet werden

Viele Geschäftsdokumente kommen bereits digital an – müssen aber trotzdem geöffnet, gelesen, geprüft und manuell in andere Systeme übertragen werden.

Dokumente manuell prüfen

Mitarbeiter öffnen eingehende Dokumente und suchen darin nach den Informationen, die für den nächsten Schritt benötigt werden.

Daten übertragen

Nummern, Beträge, Mengen oder andere Angaben werden aus Dokumenten gelesen und anschließend per Hand in ein anderes System übernommen.

Angaben abgleichen

Extrahierte Informationen müssen häufig mit Bestellungen, Stammdaten oder anderen vorhandenen Daten verglichen werden.

Dokumente weiterleiten

Nach der Prüfung müssen Daten oder Dokumente dem richtigen Vorgang, Mitarbeiter oder System zugeordnet werden.
Genau zwischen Dokument und Zielsystem entsteht oft der größte manuelle Aufwand.
So funktioniert’s

Vom Dokument
zu nutzbaren Daten

KI-Dokumentenverarbeitung hilft dabei, relevante Informationen aus eingehenden Dokumenten automatisch zu erkennen, auszulesen und für den nächsten Arbeitsschritt aufzubereiten.
  • Dokument erkennen
  • Daten auslesen
  • Angaben prüfen
  • Abweichungen erkennen
  • Daten weitergeben
Welche Schritte automatisiert werden, hängt vom jeweiligen Prozess ab. Die KI kann Dokumente und Inhalte verstehen, während definierte Geschäftsregeln die weitere Prüfung und Verarbeitung steuern.

KI liest das Dokument. Regeln steuern den Prozess.
Praktische Beispiele

Welche Dokumente
lassen sich verarbeiten?

Besonders sinnvoll ist die Automatisierung bei Dokumenten, die regelmäßig eingehen und deren Informationen anschließend geprüft, übertragen oder für weitere Prozesse benötigt werden.

Rechnungen & Belege

Rechnungsdaten automatisch auslesen, relevante Angaben prüfen und für Buchhaltung oder weitere Verarbeitung bereitstellen.
Typische Daten
  • Rechnungsnummer
  • Lieferant
  • Rechnungsdatum
  • Beträge
  • Positionen
  • Zahlungsziel

Bestellungen & Aufträge

Bestellungen aus PDFs oder anderen Dokumenten erfassen und relevante Kunden-, Produkt- und Mengendaten direkt für die weitere Auftragsbearbeitung bereitstellen.
Typische Daten
  • Kundennummer
  • Artikelnummer
  • Produkt
  • Menge
  • Preis
  • Lieferdatum

Formulare & Geschäftsdokumente

Informationen aus Formularen, Anträgen, Lieferscheinen oder anderen Geschäftsdokumenten erkennen und strukturiert weiterverarbeiten.
Typische Daten
  • Nummern und Referenzen
  • Datumsangaben
  • Mengen
  • Statusinformationen
  • individuelle Felder
Schritt für Schritt

Vom Dokument
zu Daten

Je nach Prozess können unterschiedliche Schritte automatisiert werden – vom Erkennen des Dokumenttyps bis zur Übergabe geprüfter Daten an das nächste System.

Dokumente erkennen

Eingehende Dokumente automatisch einem passenden Typ wie Rechnung, Bestellung oder Lieferschein zuordnen.

Daten auslesen

Benötigte Angaben wie Nummern, Beträge, Produkte, Mengen oder Datumswerte gezielt aus dem Dokument erfassen.

Angaben prüfen

Ausgelesene Daten anhand definierter Regeln auf Vollständigkeit und Plausibilität kontrollieren.

Ausnahmen erkennen

Fehlende, widersprüchliche oder nicht eindeutig erkannte Angaben gezielt zur Prüfung weitergeben.

Daten weitergeben

Geprüfte Informationen an ein Zielsystem oder den nächsten Schritt im Geschäftsprozess übergeben.
Automatisiert, wo es eindeutig ist. Geprüft, wo es nötig ist.
Ihr Anwendungsfall

Dokumentenprozess gemeinsam prüfen

In einer kostenlosen Erstberatung schauen wir uns an, welche Dokumente Sie heute manuell verarbeiten und welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen.

Oft reicht bereits ein klar abgegrenzter Dokumenttyp oder Prozess, um einen passenden Einstieg zu finden.

Was Unternehmen
wissen möchten

Je nach Anwendungsfall können unterschiedliche Geschäftsdokumente verarbeitet werden – zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Formulare oder andere wiederkehrende Dokumenttypen.
Ja. Eine KI-basierte Verarbeitung kann auch mit unterschiedlichen Dokumentlayouts umgehen. Entscheidend ist, welche Informationen erkannt werden sollen und wie stark sich die Dokumente voneinander unterscheiden.
Je nach technischer Ausgangslage können beispielsweise PDFs, gescannte Dokumente oder Anhänge aus eingehenden E-Mails in den Verarbeitungsprozess einbezogen werden.
Unsichere oder widersprüchliche Angaben müssen nicht automatisch weiterverarbeitet werden. Solche Fälle können gezielt zur Prüfung an einen Mitarbeiter übergeben werden.
Ja. Ausgelesene Angaben können beispielsweise mit Kunden-, Produkt-, Bestell- oder Stammdaten verglichen werden, sofern die benötigten Daten technisch zugänglich sind.
In vielen Fällen nicht. Bestehende KI-Modelle können für die Erkennung und Verarbeitung von Dokumentinhalten genutzt werden. Wichtiger ist meist die Anpassung an die Dokumenttypen, Geschäftsregeln und vorhandenen Systeme.
Der Aufwand hängt unter anderem von den Dokumenttypen, der Anzahl der benötigten Datenfelder, den Prüfregeln und der Integration in bestehende Systeme ab. In einer kostenlosen Erstberatung können wir einen konkreten Prozess einordnen und den möglichen Umfang besprechen.