KI‑Prozess­automati­sierung
für Unternehmen

Wir automatisieren wiederkehrende Geschäftsprozesse mit KI und Individualsoftware – von der Verarbeitung eingehender Informationen bis zur Integration in Ihre bestehenden Systeme.
  • Individuell auf Ihre Prozesse zugeschnitten
  • Integration in bestehende Systeme und Datenquellen
  • KI und klassische Software sinnvoll kombiniert
Engpässe erkennen

Wo verlieren
Ihre Prozesse Zeit?

Viele Abläufe funktionieren – kosten aber jeden Tag unnötig Zeit. Besonders dort, wo Mitarbeiter Informationen lesen, prüfen, übertragen oder immer wieder die gleichen Entscheidungen vorbereiten.

E-Mails und Anfragen

Nachrichten müssen gelesen, eingeordnet und an die richtige Stelle weitergeleitet werden.

Dokumente

Inhalte werden manuell erfasst, geprüft und mit vorhandenen Informationen abgeglichen.

Daten zwischen Systemen

Informationen werden per Hand zwischen Anwendungen übertragen oder mehrfach erfasst.

Reporting und Auswertungen

Daten müssen regelmäßig gesammelt, kombiniert und für Entscheidungen aufbereitet werden.
Genau an solchen Schnittstellen kann Prozessautomatisierung den manuellen Aufwand deutlich reduzieren.
Kurz erklärt

Was ist
KI‑Prozess­automati­sierung?

KI-Prozessautomatisierung verbindet künstliche Intelligenz mit klassischer Software und klar definierten Workflows.

KI übernimmt dabei Aufgaben, bei denen Inhalte verstanden, klassifiziert oder interpretiert werden müssen. Feste Regeln, Berechnungen, Datenübertragungen und Systemaktionen werden weiterhin zuverlässig durch klassische Software ausgeführt.

Kritische oder unsichere Fälle können gezielt einem Mitarbeiter zur Prüfung übergeben werden.
  • Verstehen
  • Klassifizieren
  • Extrahieren
  • Prüfen
  • Automatisieren
Nicht jeder Prozess braucht KI. Feste Regeln werden häufig zuverlässiger mit klassischer Software umgesetzt.
Passende Prozesse

Welche Prozesse
mit KI automatisieren?

Nicht die Technologie entscheidet, ob sich eine Automatisierung lohnt, sondern der Prozess. Besonders interessant sind Abläufe, bei denen mehrere der folgenden Merkmale zusammenkommen.

Wiederkehrend

Der Prozess wird regelmäßig und in ähnlicher Form ausgeführt.

Zeitaufwendig

Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit wiederkehrenden Arbeitsschritten.

Informationsintensiv

E-Mails, Dokumente, Freitext oder andere Informationen müssen verstanden und verarbeitet werden.

Klar definiert

Es ist bekannt, welches Ergebnis der Prozess liefern soll.

Überprüfbar

Ergebnisse lassen sich durch Regeln, vorhandene Daten oder einen Mitarbeiter kontrollieren.

Daten verfügbar

Die benötigten Informationen liegen digital vor und können zuverlässig aus bestehenden Systemen oder Datenquellen abgerufen werden.
Praxisbeispiele

Typische Anwendungsfälle
für KI‑Prozess­automati­sierung

Besonders sinnvoll wird KI dort, wo unstrukturierte Informationen auf klar definierte Geschäftsprozesse treffen.

E-Mails und Anfragen automatisch bearbeiten

Eingehende Nachrichten werden analysiert, kategorisiert und dem passenden Vorgang zugeordnet. Relevante Informationen können extrahiert und Folgeaktionen automatisch vorbereitet oder ausgelöst werden.
Möglicher Ablauf
  • Eingang
  • Anliegen erkennen
  • Daten extrahieren
  • Zuordnen
  • Folgeprozess starten

Dokumente automatisch verarbeiten

Dokumente werden erkannt, relevante Inhalte extrahiert und mit vorhandenen Daten oder Geschäftsregeln abgeglichen.
Möglicher Ablauf
  • Dokument
  • Typ erkennen
  • Informationen extrahieren
  • Prüfen
  • Weiterverarbeiten

Daten zwischen Systemen übertragen

Informationen aus einem System werden geprüft, ergänzt und entsprechend definierter Regeln in andere Anwendungen übernommen.
Möglicher Ablauf
  • Daten erhalten
  • Prüfen
  • Geschäftslogik anwenden
  • Zielsystem aktualisieren

Auswertungen und Analysen vorbereiten

Daten aus verschiedenen Quellen werden zusammengeführt, analysiert und für regelmäßige Auswertungen und fundierte Entscheidungen aufbereitet.
Möglicher Ablauf
  • Daten sammeln
  • Analysieren
  • Auffälligkeiten erkennen
  • Ergebnis bereitstellen
Schritt für Schritt

So entsteht eine
KI‑Automatisierung

Wir starten nicht mit einem KI-Modell, sondern mit dem bestehenden Prozess.

Prozess analysieren

Wir betrachten den heutigen Ablauf, den manuellen Aufwand, beteiligte Systeme und vorhandene Daten.

Zielprozess entwickeln

Gemeinsam legen wir fest, welche Schritte KI, klassische Software oder Mitarbeiter übernehmen.

MVP umsetzen und integrieren

Der zentrale Workflow wird mit realistischen Daten umgesetzt und mit den benötigten Systemen verbunden.

Messen und optimieren

Nach der Einführung vergleichen wir den neuen Ablauf mit dem bisherigen Prozess und verbessern ihn gezielt weiter.
Je nach Anwendungsfall verbinden wir die Automatisierung mit Datenbanken, APIs, E-Mail, ERP-, CRM-, DMS- oder individuellen Fachsystemen.
Budget & Aufwand

Was kostet
KI‑Automatisierung?

Der Aufwand hängt weniger von der KI selbst als vom zugrunde liegenden Prozess ab. Entscheidend sind unter anderem die Anzahl der Prozessschritte, beteiligte Systeme, Datenquellen, Geschäftsregeln und der gewünschte Automatisierungsgrad.

Auch die Frage, welche Entscheidungen automatisch getroffen werden dürfen und wo eine menschliche Freigabe erforderlich ist, beeinflusst den Projektumfang.

In einer kostenlosen Erstberatung können wir einen konkreten Prozess einordnen und sinnvolle nächste Schritte besprechen.
Kostenlosen Erstberatung

Welchen Prozess möchten Sie automatisieren?

In einer kostenlosen Erstberatung schauen wir uns einen konkreten Prozess an und prüfen, welche Schritte sinnvoll automatisiert werden können.
Kostenlos und unverbindlich

Häufige Fragen zur
KI‑Prozess­automati­sierung

Besonders geeignet sind wiederkehrende Prozesse, bei denen regelmäßig Texte, Dokumente oder andere Informationen verarbeitet werden. Ein gutes Automatisierungspotenzial besteht außerdem dann, wenn der Ablauf klar definiert ist, die benötigten Daten digital verfügbar sind und sich das Ergebnis zuverlässig überprüfen lässt.

Typische Beispiele sind die Bearbeitung von E-Mails und Anfragen, die Verarbeitung von Dokumenten, der Datenaustausch zwischen Systemen sowie wiederkehrende Auswertungen und Reports.
Nein. In vielen Fällen ist eine teilweise Automatisierung sinnvoller als ein vollständig automatisierter Prozess.

KI und klassische Software können beispielsweise Informationen vorbereiten, Daten prüfen oder einen nächsten Schritt vorschlagen. Kritische, ungewöhnliche oder unsichere Fälle werden anschließend gezielt an einen Mitarbeiter übergeben.

So lässt sich manueller Aufwand reduzieren, ohne die Kontrolle über wichtige Entscheidungen abzugeben.
Klassische Automatisierung eignet sich besonders für Abläufe mit klaren und vorhersehbaren Regeln. Sie kann beispielsweise Daten übertragen, Berechnungen durchführen, APIs aufrufen oder definierte Folgeaktionen auslösen.

KI wird dort interessant, wo Inhalte verstanden oder interpretiert werden müssen – zum Beispiel bei E-Mails, Dokumenten oder Freitext.

In der Praxis kombinieren wir deshalb häufig beide Ansätze: KI verarbeitet variable Informationen, während klassische Software Regeln und Aktionen zuverlässig ausführt.
Ja. Prozessautomatisierung wird in der Regel mit den bestehenden Systemen und Datenquellen eines Unternehmens verbunden.

Je nach Anwendungsfall können unter anderem ERP- und CRM-Systeme, Datenbanken, Web-APIs, E-Mail-Systeme, Dokumentenablagen oder individuelle Fachanwendungen angebunden werden.

Welche Integration sinnvoll und technisch möglich ist, prüfen wir für den jeweiligen Prozess individuell.
Eine KI muss nicht jede Entscheidung automatisch treffen.

Unsichere oder kritische Ergebnisse können erkannt und gezielt zur Prüfung an einen Mitarbeiter übergeben werden. Zusätzlich lassen sich Regeln, Plausibilitätsprüfungen und definierte Freigaben in den Prozess integrieren.

So kann die Automatisierung viele Routinefälle übernehmen, während bei wichtigen Entscheidungen weiterhin ein Mensch die Kontrolle behält.
Am Anfang steht der bestehende Geschäftsprozess.

In einer kostenlosen Erstberatung betrachten wir gemeinsam den aktuellen Ablauf, den manuellen Aufwand, die beteiligten Systeme und das gewünschte Ergebnis.

Anschließend prüfen wir, welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen und wo KI, klassische Software oder menschliche Freigaben eingesetzt werden sollten.

Auf dieser Grundlage kann ein klar abgegrenzter erster Workflow oder ein MVP umgesetzt und mit realen Daten getestet werden.